Contenu
- Comment configurer Excel 2007 et Excel 2010 pour ignorer les cellules vides lors de la création d'un graphique ou d'un graphique
- Méthode 1: configurer la façon dont Excel traite les cellules masquées et vides
- Méthode 2: utiliser une formule pour convertir les cellules vides en # N / A
- Emballer
Robbie écrit principalement sur Skyrim, mais éclaire aussi occasionnellement les bizarreries des applications Microsoft telles qu'Excel et Outlook.
Comment configurer Excel 2007 et Excel 2010 pour ignorer les cellules vides lors de la création d'un graphique ou d'un graphique
C'est un problème que j'ai moi-même, où je voulais créer un graphique lorsque la plupart des cellules de la plage que vous souhaitez représenter sont vides (contient des cellules vides).
Afin de résoudre ce problème et de créer un graphique qui affiche correctement les données, vous pouvez être tenté comme je l'ai fait dans le passé de copier les valeurs de données dans une nouvelle plage afin que les données soient contiguës (sans lacunes). Cela peut prendre beaucoup de temps et être très ennuyeux, surtout si la quantité de données est importante. Excel est censé nous faciliter la vie collective, j'ai donc décidé de chercher une solution à ce problème qui impliquait le moins de travail manuel supplémentaire possible.
Dans mon cas, je voulais tracer les moyennes hebdomadaires du nombre de ventes quotidiennes réalisées par mon équipe. Lorsque j'ai créé un graphique en sélectionnant la plage de données, tout ce que j'ai obtenu était un graphique sans données.
Nous examinerons deux méthodes pour résoudre ce problème:
- Comment changer la façon dont le graphique traite les cellules vides ou vides
- Comment utiliser une formule pour modifier le contenu des cellules vides en # N / A (Excel ignore automatiquement les cellules avec # N / A lorsque vous créez un graphique)
Dans la figure ci-dessous, vous pouvez voir:
- Les données que j'utilise pour créer les graphiques (à gauche)
- Le graphique initial vierge (en haut à droite)
- Le graphique complété (en bas à droite)
Méthode 1: configurer la façon dont Excel traite les cellules masquées et vides
La première méthode que nous allons utiliser pour créer un graphique qui affiche correctement les données consiste à modifier la façon dont Excel 2007 et Excel 2010 traitent les cellules vides dans les graphiques.
Par défaut dans un graphique, quand Excel voit une cellule vide, il crée un espace. Lorsque vous avez une plage de données avec plus de cellules vides que de cellules avec des données, cela signifie qu'Excel crée effectivement un graphique plein de lacunes.
Pour commencer, nous devons créer un graphique des ventes hebdomadaires moyennes.
- Nous créons un graphique linéaire en sélectionnant les données dans B3: B31 et D3: D31 (cliquez et maintenez le Ctrl touche pour sélectionner les colonnes qui ne sont pas adjacentes)
- Clique le Insérer et sélectionnez le Ligne bouton dans le Graphiques groupe et sélectionnez Ligne
Maintenant que nous avons créé le graphique, nous devons changer la façon dont Excel traite les cellules vides. Pour faire ça:
- Clic-droit le graphique et choisissez Sélectionnez les données
- Cliquez sur Cellules masquées et vides
- Lacunes est le paramètre par défaut comme nous l'avons vu précédemment
- Zéro dans notre exemple, les données seront représentées sous la forme valeur, zéro, zéro, zéro, zéro, zéro, zéro, valeur
- Connectez les points de données avec la ligne fait exactement ce qu'il dit, connecte les points de données ensemble
La figure ci-dessous montre notre graphique créé à l'aide de Zéro (à gauche) et Connectez les points de données avec la ligne (droite). Lacunes nous l'avons déjà vu avec le graphique vierge ci-dessus.
- J'ai également rangé l'axe horizontal en clic droit et en sélectionnant Axe de format
- Sous le Options d'axe onglet, j'ai changé le Unité principale à Fixe 7 jours
- J'ai changé le Axe de position à Sur les graduations de sorte qu'il a montré la date complète
Méthode 2: utiliser une formule pour convertir les cellules vides en # N / A
La deuxième méthode pour garantir que Excel répertorie correctement les données contenant un grand nombre de lacunes ou de cellules vides consiste à utiliser une formule. Pour ce faire, nous utiliserons le fait que lorsque Excel voit # N / A dans une cellule, il ne l'inclut pas dans un graphique. La formule que nous utiliserons dans E3 est:
= SI (D3 = "", # N / A, D3)
le SI fonction regarde le contenu de la cellule D3 et SI D3 est égal à «» (en d'autres termes, une cellule vide) puis il change la cellule actuelle en # N / A. Si Excel trouve quelque chose dans la cellule, il copiera simplement la cellule. Par exemple, il copiera le contenu de D3 vers E3.
J'ai un article qui traite de la SI fonctionner plus en détail. Je couvre également l'utilisation IFERREUR pour supprimer les erreurs attendues et en utilisant SI avec les fonctions logiques ET, OU et NE PAS. Il peut être trouvé ici:
- Ensuite, je copie la formule dans la colonne E.
- Je crée ensuite un graphique exactement comme nous l'avons fait ci-dessus en utilisant les dates de la colonne B et les résultats des formules de la colonne E
Comme vous pouvez le voir sur la figure ci-dessus, le graphique affiche correctement les données, même si Excel utilise Afficher les cellules vides comme Lacunes (le paramètre par défaut pour tous les graphiques créés dans Excel 2007 et Excel 2010).
Nous rangerions ensuite le graphique comme nous l'avons fait ci-dessus,
- Rangement de l'axe horizontal
- Suppression du Légende
- Ajout d'un Titre (clique le Mise en page onglet avec le graphique sélectionné, choisissez le Titre du graphique et sélectionnez le type de titre que vous préférez)
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Souvent, les données vous parviennent à partir de feuilles de calcul sur lesquelles vous n'avez aucun contrôle et qui ne sont pas toujours formatées exactement comme vous le souhaitez. Plutôt que de rééditer les données pour qu'elles correspondent à ce que vous voulez qu'il fasse, il est toujours beaucoup mieux et plus rapide qu'Excel contienne les problèmes de mise en forme que les données peuvent avoir et produise les résultats que vous souhaitez sans modification manuelle importante de votre part.
Dans cet article, nous avons examiné un problème que je rencontre souvent:
Comment créer des graphiques à l'aide de données contenant un grand nombre de cellules vides. Nous avons examiné deux méthodes pour résoudre ce problème:
- Changer la façon dont Excel traite les cellules vides dans le graphique lui-même
- Utilisant SI instructions pour changer les cellules vides en # N / A (Excel 2007 et Excel 2010 ignorent les cellules contenant # N / A lors de la création de graphiques)
Utilisant SI instructions dans une formule est plus flexible que de modifier la façon dont Excel traite les cellules vides dans un graphique, car vous pouvez lui demander de changer quoi que ce soit en # N / A, pas seulement des cellules vides. Cela signifie que si vous recevez des feuilles de calcul contenant des fichiers indésirables ou des données dont vous ne voulez pas, vous pouvez également demander à Excel de les ignorer afin de créer un graphique à partir des données.
J'espère que vous avez trouvé cet article utile et instructif. N'hésitez pas à laisser vos commentaires ci-dessous et merci beaucoup pour votre lecture!
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