Contenu
- Tu peux le faire!
- Étape 1: Choisissez une structure de fichier
- Étape 2: créer des dossiers dans Google Drive
- Étape 3: Dépoussiérage numérique
- Étape 4: Déplacement de fichiers et de dossiers dans Drive
- Qu'en est-il partagé avec moi?
- Meilleurs conseils pour Google Drive!
- Fichiers Star pour un accès rapide dans Google Drive
- Succès! Vous avez organisé Google Drive!
Jonathan Wylie est un consultant en apprentissage numérique qui a la passion d'aider les autres à tirer le meilleur parti de leur technologie.
Tu peux le faire!
Il est temps d'organiser votre Google Drive. Vous l'avez reporté pendant des mois et les choses sont devenues incontrôlables. Il est de plus en plus difficile de trouver les fichiers dont vous avez besoin avec la barre de recherche, et le désordre que vous avez créé commence sérieusement à vous ennuyer. Si cela vous semble familier, vous êtes au bon endroit. Ce guide étape par étape est conçu pour vous remettre sur la bonne voie et mettre de l'ordre dans le chaos. Commençons.
Étape 1: Choisissez une structure de fichier
Avant de vous lancer la tête la première dans la création de dossiers et le déplacement de fichiers, vous devez réfléchir à ce à quoi votre structure de fichiers idéale pourrait ressembler. En d'autres termes, à quoi ressemblera-t-il lorsque vous aurez terminé? De nombreuses personnes trouvent utile d'esquisser cela sur un morceau de papier ou d'utiliser un outil de cartographie mentale comme MindMaster.io, pour créer un organigramme des dossiers dont vous avez besoin et comment ils seront organisés.
Le produit fini comprendra des dossiers de niveau supérieur, ou racine, ainsi que plusieurs couches de sous-dossiers. Les dossiers sont importants car ils constituent l'unité organisationnelle que vous utiliserez pour trier vos fichiers, mais vous ne voulez pas en créer plus que ce dont vous avez besoin, en particulier au niveau supérieur. Plus vous avez de dossiers au niveau supérieur, plus ils seront encombrants à long terme, alors pensez à la situation dans son ensemble. Quel est le plus petit nombre de dossiers que vous pourriez utiliser pour classer votre vie numérique?
Dans le cadre de votre processus de mind-mapping, pensez à ajouter un dossier appelé My Archive. C'est un excellent endroit pour déplacer des fichiers qui ne sont plus pertinents, mais vous ne voulez pas les supprimer au cas où vous auriez besoin de vous y référer ultérieurement. Ce dossier ne doit pas être un dépotoir pour tout ce qui ne rentre pas dans votre nouvelle structure de fichiers. Donnez-lui un peu d'ordre en créant des sous-dossiers par date ou par sujet, sinon il deviendra rapidement incontrôlable.
Étape 2: créer des dossiers dans Google Drive
Maintenant que vous avez mappé votre structure de fichiers idéale, il est temps de créer les dossiers dont vous avez besoin dans Google Drive. Il est important de reconnaître à ce stade que vous avez peut-être déjà des dossiers dans votre Google Drive, et c'est très bien. Laissez-les là où ils sont pour le moment et continuez et créez les dossiers que vous avez planifiés à la première étape. Commencez par les dossiers de niveau supérieur, puis allez plus loin et créez tous les sous-dossiers.
Pour faciliter la recherche de vos nouveaux dossiers, vous pouvez mettre un point ou un zéro devant le nom du dossier. Cela les fera automatiquement apparaître en haut de la structure de vos fichiers dans la barre latérale, car Google trie ces dossiers par ordre alphabétique. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n'importe quel dossier et sélectionner une couleur pour celui-ci. C'est un excellent moyen de marquer visuellement les dossiers que vous créez et de vous aider à trouver ceux que vous recherchez. Certaines personnes ajoutent même des emoji au nom du dossier pour une personnalité supplémentaire. Vous pouvez le faire rapidement à partir d'un appareil mobile ou copier et coller des icônes depuis emojipedia.org.
Lorsque vous créez vos dossiers, essayez de penser à une convention de dénomination claire qui décrit avec précision le contenu du dossier et peut être utilisée de manière cohérente sur votre Google Drive. Vous devez savoir exactement où se trouvent vos fichiers afin de ne pas les rendre ambigus ou de répéter les noms de dossier dans votre système de fichiers, car cela deviendra rapidement déroutant et vous coûtera du temps lorsque vous fouillez dans plusieurs dossiers à la recherche du fichier dont vous avez besoin.
Étape 3: Dépoussiérage numérique
Considérez cette étape comme facultative, mais vous voudrez peut-être prendre quelques minutes et faire un peu de dépoussiérage numérique. Le but ici est de réduire le nombre de fichiers afin que vous n'ayez que ce dont vous avez besoin. Si vous supprimez d'anciens fichiers maintenant, vous en aurez moins à travailler lorsque vous commencerez à déplacer des éléments dans votre structure de fichiers nouvellement organisée, cela devrait donc vous faire gagner du temps.
La vérité est que tout le monde a des fichiers dans son Google Drive qui ne servent plus aucun objectif significatif. Par exemple, je crée souvent des documents Google et des diaporamas pour faire des démonstrations de fonctionnalités lorsque je forme des gens à l'utilisation des produits Google. Finalement, ces fichiers fantômes ne font qu’obstruer mon Drive, mais si j’utilise la barre de recherche de Google Drive pour rechercher «démo» ou «sans titre» comme nom de fichier, je peux trouver rapidement les fichiers qui nécessitent un aller simple pour la poubelle.
Un excellent moyen d'aller plus loin consiste à utiliser les options de recherche avancées intégrées à Google Drive. Cliquez simplement sur la flèche à droite de la barre de recherche pour trouver une variété de critères de recherche que vous pouvez utiliser pour éliminer les scories de votre Drive. Par exemple, vous pouvez définir un filtre pour trouver tous les PDF de votre Google Drive. Vous pouvez également filtrer par le propriétaire du document ou rechercher les fichiers auxquels vous avez accédé récemment.
Étape 4: Déplacement de fichiers et de dossiers dans Drive
C'est là que commence le vrai travail. Il est temps de déplacer tous vos fichiers dans les dossiers auxquels ils appartiennent. Tout d'abord, vous devez sélectionner les fichiers que vous souhaitez déplacer. Vous pouvez sélectionner un seul fichier ou dossier en cliquant dessus. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en cliquant et en faisant glisser une sélection, ou en cliquant sur un, puis en maintenant la touche Ctrl enfoncée (touche Cmd pour Mac), puis en cliquant sur les autres fichiers que vous souhaitez ajouter à ce groupe. Ensuite, déplacez les fichiers vers leurs nouveaux foyers avec l'une des méthodes ci-dessous:
- Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers dans un dossier de la fenêtre principale ou dans un dossier de la barre latérale sur le côté gauche de l'écran.
- Cliquez avec le bouton droit sur vos fichiers sélectionnés et choisissez Déplacer vers, afin d'ouvrir le sélecteur de fichiers et sélectionnez un dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les fichiers.
- Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Déplacer vers, afin de sélectionner un dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les fichiers.
Si vous créez un nouveau fichier Google ou ouvrez un fichier existant, recherchez l'icône de dossier à droite du titre du document. Cliquez sur cette icône pour ouvrir le sélecteur de fichiers et choisir sa nouvelle maison. Vous pouvez également cliquer sur Fichier> Déplacer, pour obtenir la même chose.
Si vous souhaitez placer le même fichier dans plusieurs dossiers, vous pouvez utiliser les raccourcis de lecteur. Comme un raccourci sur le bureau, un raccourci de lecteur pointe vers l'emplacement d'origine du fichier. Voici comment configurer cela:
- Déplacez le fichier vers le dossier d'origine dans lequel vous souhaitez qu'il vive
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez Ajouter un raccourci au lecteur
- Ensuite, accédez au deuxième emplacement où vous souhaitez que le fichier apparaisse, puis cliquez sur Ajouter un raccourci.
Vous pouvez ajouter autant de raccourcis de lecteur que vous le souhaitez et vous pouvez accéder au fichier d'origine via l'emplacement du raccourci ou l'emplacement d'origine.
Une autre façon d'organiser votre Google Drive consiste à utiliser l'application de bureau. Tout le monde ne sait pas que la version de bureau existe, mais elle est disponible gratuitement pour Mac ou PC. Google propose deux versions de Google Drive pour le bureau. Drive File Stream est recommandé pour les personnes disposant d'un compte Google qui a été émis par votre entreprise ou votre école, tandis que la sauvegarde et la synchronisation sont recommandées pour tout le monde. Vous pouvez trouver un lien pour télécharger les applications de bureau en cliquant sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit de Google Drive.
La raison pour laquelle certaines personnes préfèrent organiser leurs fichiers avec l'application de bureau Google Drive est qu'elle vous place dans un environnement de gestion de fichiers que vous connaissez probablement déjà. Une fois installé, il affiche tous vos fichiers Google Drive dans une fenêtre du Finder pour les utilisateurs de Mac ou dans une fenêtre de l'Explorateur de fichiers pour les utilisateurs de PC. À partir de là, vous pouvez créer de nouveaux dossiers et faire glisser et déposer des éléments de la même manière que vous le feriez avec tous les autres fichiers stockés sur votre ordinateur.
Qu'en est-il partagé avec moi?
De nombreuses personnes ressentent le besoin d'organiser leurs fichiers Shared With Me parce qu'elles ne supportent pas le désordre et le chaos qu'elles voient chaque fois qu'elles viennent ici. Cependant, cette option n'existe pas. Ces fichiers ne peuvent pas être organisés comme Mon Drive, et les fichiers resteront ici jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement. Pour le moment, vous ne pouvez organiser que les fichiers Google Drive qui vous appartiennent.
Si cela est frustrant pour vous, essayez de penser à Partagé avec moi comme un filtre. C'est simplement un moyen d'afficher les fichiers qui ont été partagés avec vous. Ni plus ni moins. Si quelqu'un partage avec vous un fichier que vous souhaitez inclure dans votre structure de fichiers My Drive, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et utiliser les raccourcis Drive pour l'ajouter à un dossier de votre choix. Cela ne le fait pas sortir de Shared With Me, mais cela vous donne la possibilité de l'inclure dans vos propres fichiers si cela est important pour vous.
Si vous souhaitez supprimer des fichiers de votre Shared With Me, cliquez simplement avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez Supprimer. Cela ne supprime pas le fichier, mais le supprime de votre liste Partagé avec moi. Le propriétaire d'origine et tous les autres collaborateurs de ce fichier auront toujours accès à ce fichier.
Meilleurs conseils pour Google Drive!
Fichiers Star pour un accès rapide dans Google Drive
Lorsque vous mettez un fichier en étoile, vous le mettez essentiellement en signet afin de pouvoir le trouver rapidement. Les fichiers favoris sont accessibles en cliquant sur l'option Favoris dans la barre latérale de votre Google Drive. Ces fichiers se trouvent toujours dans les dossiers qui leur sont attribués, mais ils sont filtrés et affichés pour plus de visibilité dans la section Favoris de votre Google Drive. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur n'importe quel fichier ou dossier pour l'ajouter à Favoris, ou sélectionner un fichier et appuyer sur S sur votre clavier pour lui attribuer une étoile.
Il est préférable de réserver les étoiles aux fichiers que vous utilisez encore et encore, mais l'utilisation des étoiles comporte une certaine responsabilité car vous ne pouvez pas l'organiser. Cette zone peut rapidement être envahie par des fichiers qui ne vous sont pas aussi utiles qu'auparavant, vous devez donc revoir vos fichiers favoris toutes les quelques semaines pour vous assurer que les fichiers qui s'y trouvent sont toujours pertinents pour vous. Vous pouvez supprimer une étoile de la même manière que vous avez ajouté une étoile.
Succès! Vous avez organisé Google Drive!
En fonction du nombre de fichiers dont vous disposez, l'organisation de Google Drive peut prendre un certain temps. Cependant, avec une approche systématique comme celle-ci, vous pouvez prendre le contrôle. Vous pouvez retrouver un peu d'ordre et planifier à l'avance pour l'avenir. Il faut de la discipline pour maintenir un système comme celui-ci, mais si jamais vous vous écartez du chemin de l'organisation, vous pouvez toujours revenir à ce guide la prochaine fois que votre Google Drive a besoin d'un nettoyage de printemps.
