Contenu
- Exemple d'ensemble de données
- Qu'est-ce qu'une macro
- Comment enregistrer une macro
- Bouton d'enregistrement de macro
- Exemple 1: création d'une touche de raccourci de filtre
- Exemple 2: création d'une touche de raccourci Effacer le filtre
- Modification des touches de raccourci
- Enregistrer le classeur
- La Bible Excel 2019
Joshua est un étudiant diplômé de l'USF. Il s'intéresse à la technologie commerciale, à l'analyse, à la finance et au lean six sigma.
La création de raccourcis avec des touches de raccourci dans Microsoft Excel est un excellent moyen d'accélérer les tâches pendant la journée de travail. De nombreuses tâches peuvent être automatisées en créant une macro, puis en attribuant cette macro à une touche de raccourci personnalisée. Dans ce didacticiel, nous expliquons ce qu'est une macro, comment en enregistrer une et quelques exemples de raccourcis que vous pouvez créer dans une feuille de calcul. Tout au long de ce texte, nous utiliserons le tableau ci-dessous pour illustrer des exemples. Veuillez télécharger l'exemple de classeur ici si vous souhaitez suivre les exemples.
Exemple d'ensemble de données
Qu'est-ce qu'une macro
Une macro est une boucle de code VBA qui peut être créée en tapant manuellement le code ou en enregistrant les actions entreprises qui créent le code. Une fois le code créé, la macro peut être affectée à un objet tel qu'un bouton ou à une touche de raccourci. L'utilisation de macros permet de gagner beaucoup de temps pour des tâches monotones qui doivent être répétées tout au long de la journée de travail. Il n'est pas nécessaire de créer la macro uniquement pour des tâches répétitives. Vous voudrez peut-être les créer pour des tâches qui prennent énormément de temps à accomplir. Par exemple, supposons que vous ayez un document .csv que vous recevez régulièrement et que votre travail consiste à créer le même rapport avec ces données brutes. Si les données vous parviennent dans le même format, vous pouvez transformer cette tâche de 20 minutes en une tâche de 2 secondes avec la puissance de la macro Excel. Pour les besoins de cet article, nous créerons uniquement une macro avec l'enregistreur de macros Excel et attribuerons les macros à un raccourci clavier.
Comment enregistrer une macro
Vérifiez le bouton de macro d'enregistrement dans le coin inférieur gauche de l'écran dans l'illustration ci-dessous. Une fois que ce bouton est cliqué, toutes les actions entreprises dans le programme Excel peuvent être enregistrées étape par étape. Le bouton macro se transforme en un bouton d'arrêt de forme carrée qui doit être pressé pour terminer le processus d'enregistrement.
Bouton d'enregistrement de macro
Exemple 1: création d'une touche de raccourci de filtre
Dans ce premier exemple, nous allons filtrer par discipline puis par ventes supérieures à 5 000 $. Une fois que l'enregistreur de macros est activé en cliquant sur le bouton de l'enregistreur de macros, une autre fenêtre apparaît. C'est là que le raccourci de l'opération est personnalisé. La macro a besoin d'un nom, d'une touche de raccourci et vous pouvez éventuellement mettre une description. Après avoir cliqué sur OK, la macro démarre l'enregistrement.
Premièrement, il faut filtrer uniquement par la discipline pédiatre. Pour trouver les options de filtre pour la discipline, cliquez sur la flèche vers le bas dans l'en-tête de la discipline. Décochez «Tout sélectionner», cochez «Pédiatre», puis cliquez sur le bouton OK pour continuer.
Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas de l'en-tête Total pour faire apparaître les options de filtre pour cette colonne. Pour afficher uniquement un nombre supérieur, inférieur ou égal à un certain nombre, vous devez trouver l'option «Filtres numériques». Ce qui doit être affiché, ce sont les enregistrements supérieurs à 5 000 $, il faut donc cliquer sur «supérieur à».
La boîte de filtre automatique personnalisé doit apparaître. À ce stade, nous devons vérifier que l'option supérieur à a été sélectionnée et saisir 5000 pour ce filtre. Après avoir cliqué sur OK, le filtre secondaire prendra effet.
Pour arrêter le processus d'enregistrement de la macro, il faut appuyer sur le bouton carré en bas du coin gauche. L'illustration ci-dessous montre les données après l'ajout des deux filtres. Pour suivre les raccourcis que vous créez, vous pouvez insérer une zone de texte pour référence. Si une zone de texte est ajoutée, veillez à la conserver au-dessus et à l'écart des enregistrements.
Exemple 2: création d'une touche de raccourci Effacer le filtre
Maintenant qu'il existe un mécanisme pour créer le rapport, j'aimerais pouvoir revenir au tableau d'origine à l'aide d'un raccourci. Pour ce faire, commencez par cliquer sur le bouton Enregistrer la macro. Cette fois, nous allons créer un raccourci avec une majuscule. Lorsque vous utilisez une majuscule pour une touche de raccourci, vous devrez utiliser les touches de contrôle et Maj pour activer la macro. Après avoir rempli la date nécessaire et cliqué sur OK, la macro commencera l'enregistrement.
Pour effacer les deux filtres du tableau, accédez au tableau d'accueil et recherchez la section Modifier à droite de votre écran. Cliquez sur Trier et filtrer puis sur Effacer. Cela supprimera tous les filtres ajoutés à la table.
Après avoir cliqué sur le bouton d'arrêt carré dans le coin inférieur gauche, vous pouvez maintenant basculer dans et hors du tri qui a été créé avec les touches de raccourci Ctrl + k et Ctrl + Maj + K.
Modification des touches de raccourci
À un moment donné, vous souhaiterez peut-être modifier vos touches de raccourci. Par exemple, j'ai utilisé Ctrl + k comme raccourci pour trier le tableau mais Ctrl + k avait déjà une fonction liée. La fonction normale de Ctrl + k est d'insérer un lien hypertexte. Pour cette raison, j'aimerais changer la touche de raccourci en Ctrl + u. Pour modifier la touche de raccourci, vous devez accéder à l'onglet Affichage et cliquer sur le bouton macro dans la section macro. Ensuite, cliquez sur afficher les macros.
Ensuite, choisissez la macro dans la liste où la touche de raccourci doit être modifiée dans la liste. Cliquez sur le bouton des options et vous aurez la possibilité de changer la touche de raccourci.
Enregistrer le classeur
Les classeurs qui ont enregistré des macros doivent être enregistrés sous l'extension de fichier .xlsm. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur «Enregistrer sous». Trouvez un emplacement pour enregistrer le fichier et cliquez sur la flèche vers le bas à gauche du bouton Enregistrer. Sélectionnez l'option «Excel Macro Enabled Workbook ( *. Xlsm)» et cliquez sur Enregistrer.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des macros Excel pour les applications professionnelles, je recommande le livre suivant. J'utilise la Bible Excel depuis des années pour améliorer ma compréhension de tous les aspects de ce produit Microsoft.
